Jak se nestresovat návalem úkolů a jak si ušetřit spoustu času i nervů

0

V životě nikdy není snadné vyhrávat. Ale jsou cesty, kterými si to zjednodušit, včetně procesu učení se a přizpůsobování se novým situacím. Nicméně pokud patříte k většině lidské populace, pravděpodobně i vy máte problém potýkat se s učením se novým věcem a zvládáním každodenních úkolů a požadavků, ať už pocházejí od šéfa, klientů nebo od vaší rodiny.

Pravděpodobně i pro vás je těžké sledovat pravidelně pracovní úkoly a projekty. Stejně tak v osobním životě? Dokážete držet krok s aktuálními informacemi o svých financích, jako jsou příjmy, výdaje, úspory, případně vratky daní, na které máte nárok? Ale nevěšte hlavu, i pro takové lidi, kteří se cítí ztraceni ve spoustě každodenních povinností, aniž by byli ochotní nebo měli chuť se učit novým věcem, našli autoři magazínu Lifehack.org zajímavá řešení. Pojďme se na ně podívat.

Vše souvisí s tím, jaké priority dostanou všechny vaše úkoly.

Pokud si priority nestanovíte, tedy všechny úkoly budete vnímat na stejné úrovni a jako stejně důležité, vždy budete obětí zaneprázdnění, nedostatku času nejen na rodinu, ale zejména na sebe. Jakmile však pochopíte smysl a princip rozdělení úkolů do skupin podle priorit, stanete se mistrem produktivity a dosáhnete svých cílů a snů, dokonce s menší časovou námahou – a hlavně s minimem stresu.

Takže jste připraveni najít cestu ven z neustálého „nemám čas“? Pokud ano, pokračujte ve čtení.

Základem je stanovení priorit úkolů pomocí metody nadstavby (nástavby)

Jistě vás zaujal pojem metoda nástavby. Co to vlastně znamená a co od metody čekat, jak se používá? Jistě jste se s ní ve škole nesetkali, v práci pravděpodobně také ne, pokud tedy nemáte nadřízeného proškoleného v těchto oblastech. Běžně se totiž takové metody nevyučují, což je ale velká škola.

Jednoduše řečeno, metoda nadstavby je způsob, jak kvantifikovat hodnotu (důležitost) každého z vašich úkolů – což vám umožňuje rychle a snadno je řadit právě podle jejich důležitosti, a podle toho s nimi i zacházet. Přesně díky tomuto procesu je metoda nadstavby velmi efektivní a nápomocná v pracovním i osobním životě.

Seskládat mozaiku úkolů

Autor textu na Lifehack.org zde zmiňuje trefný příklad: „Například jako podnikatel s manželkou a dvěma dětmi je pro mě zásadní, abych řídil svůj čas, abych zajistil, že bude dokončeno vše, co souvisí s prací, abych měl dostatek volného času na zábavu s rodinou. Pamatuji si, když jsem spustil Lifehack v roce 2005. Vytvořil jsem web, abych sdílel hacky pro produktivitu, abych mnoha lidem usnadnil život. Abych byl upřímný, zpočátku jsem byl trochu zaskočen neuvěřitelným úspěchem stránky. Za několik let od svého vzniku se z něj stal jeden z nejčtenějších webů o produktivitě, zdraví a životním stylu na světě – s více než 12 miliony čtenářů měsíčně. Jsem si jist, že si dokážete představit množství výzev, které jsem osobně zažil jako zakladatel a generální ředitel takové rychle se rozvíjející společnosti“. S tím pak podle autora přišla však i spousta povinností, úkolů, zaneprázdnění, bez časové hranice.

Avšak tam, kde je výzva, existuje i řešení. Jen je potřeba výzvu přijmout!

Podle autora bylo období do začátku třídění úkolů podle jejich priorit velmi těžké, ale postupně se vypracoval až k metodě supernadstaveb, pomocí níž se dostal na vrchol svých úkolů, ale také mu to pomohlo snížit stres z toho množství práce, které se na něj valilo, a znovu zavést rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. A jak uvidíte, může to být i cesta pro vás.

Zde je návod, jak zvládnout svůj čas a dosáhnout toho, co chcete …

První věc, kterou je třeba vědět, než se vůbec začne s jakýmkoliv tříděním, je, že každý úkol obsahuje tři hlavní komponenty:

  • Záměr: Proč to vlastně děláte
  • Hodnota: Jaké výhody vám tento úkol přináší, čeho jím dosáhnete
  • Cena: čeho se musíte vzdát nebo co investovat, abyste dosáhli cíle, resp. stanovené hodnoty (nejen finanční zdroje, ale strávený čas, nutnost přípravy, učení atd.)

Abyste byli schopni identifikovat ty správné úkoly, na které se zaměřit přednostně – a věnovat jim tolik času, kolik potřebujete, musíte vědět, jak je vyhodnotit, tedy jak se postavit ke druhé ze všech tří komponent.

A tady přichází na řadu metoda nadstavby.

Tato holistická metoda vám pomůže uvést hodnotu vašich úkolů a činů na pravou míru. Například pokud jste psali knihu, můžete použít tuto metodu k plánování, psaní, úpravám, publikování a propagaci vaší knihy. Chcete-li to úspěšně dokončit, budete potřebovat vědět, jaké kroky je třeba podniknout v každé fázi psaní a vydávání knihy, její propagace atd. – počínaje vaším počátečním nápadem a konče knihou, která sahá až na 1. místo v žebříčcích Amazonu!

Naštěstí je metoda nástavby snadno pochopitelná a je snadné ji uvést do reality. Musíte jen zvládnout čtyři jednoduché kroky:

100% výsledek

Krok 1: Začněte s jasným záměrem

Zvažte všechny úkoly, které žádají vaši pozornost, a chvíli přemýšlejte o tom, proč je musíte dělat. U každého z nich si položte otázku:

  • Jakou výhodu mám ze splnění tohoto úkolu?
  • Pomůže mi tato činnost tento týden dosáhnout pokroku při plnění mého cíle nebo cíle mé společnosti?

Pro příklad si vezměme typický úkol: kontrola vašich pracovních e-mailů.

Jedná se o úkol, který vám pomůže udržovat aktuální informace o tom, co se ve vaší společnosti (u vašich klientů) děje, a také vám umožní zobrazit a vyřídit žádosti a úkoly, které vám byly přiděleny. Je to úkol, který bude při správném řízení přínosem pro vás i vaši společnost.

Krok 2: Určete hodnotu úkolu

Dalším krokem je rozřazení seznamu úkolů do tří kategorií. Kam se rozhodnete je umístit, bude založeno na tom, jaký je váš cíl. A v tom bude potřeba nejvíce tréninku, který však s časem přinese velmi sladké ovoce! Kategorie jsou následující:

  • Musí být hotovo: Absolutně zásadní pro dosažení vašeho cíle. Bez toho by výsledek neměl smysl nebo by ho ani nešlo dosáhnout.
  • Mělo by být hotovo: Důležité, ale ne kritické. Vynechání takového úkolu však může snížit dopad na konečný výsledek.
  • Bylo by fajn mít hotovo: Mít to je hezké, ale cíl nesplněním tohoto úkolu příliš neutrpí.

Dalším krokem je kvantifikace každého z těchto úkolů do čísel. Nebojte se, žádná vysoká matematika. Jen každému ze svých úkolů přiřadíte číselnou hodnotu. Čím vyšší číslo, tím důležitější  / cennější úkol a jeho hodnota jsou. A vůbec nemusíte jít lineárně, klidně s násobky čísla dva (2, 4, 8, 16, 32 …)

Potom v kategorii „Musí být hotovo“ budete umisťovat hodnoty nad 32 – můžete v této kategorii mít více úkolů a každému určit jinou vysokou hodnotu. V kategorii „Mělo by být hotovo“ budete mít většinou čísla mezi 8 a 32. No a v kategorii „Bylo by fajn mít hotovo“ budou nejlépe jen dvojky a čtyřky.

Myšlenky se nerozkutálí

Krok 3: Vyhodnoťte náklady úkolu a stanovte priority

Po posouzení priority každého úkolu je dalším krokem vyhodnocení jejich nákladů – konkrétně jejich časových nákladů. Některé úkoly jsou obtížné a vyžadují extrémní soustředění, často i externí pomoc. Složitost nebo obtížnost úkolu se také odráží v čase potřebném k jeho dokončení.

Chcete-li vypočítat náklady na čas, stačí provést hrubý odhad, jak dlouho bude každý úkol trvat. To funguje nejlépe, pokud čas rozdělíte na půlhodinové intervaly. Z počátku to chce trochu zkušeností – takže sledujte délku trvání úkolů, jak je budete plnit. Jednak se tím lépe pohlídáte od prokrastinace, jednak získáte dobrou praxi pro přiřazení správné délky trvání. Zde najdete Pár tipů na hudbu, která podporuje soustředění a produktivitu.

Není vhodné nastavit úkol na více než tři hodiny. Pokud by byl delší, rozdělte jej na „podúkoly“. Výsledkem přiřazení času a hodnoty úkolu bude výsledná priorita. A samozřejmě seřazení všech úkolů za sebou tak, jak to jejich priority požadují.

Jak se dostat k prioritám? Cesta je snadná: stačí vydělit hodnotu úkolu časovými náklady pro jeho splnění. Výsledné hodnoty seřaďte podle velikosti – a jste hotovi i s prioritami. Ano, tento způsob výpočtu opravdu říká, že čím kratší bude úkol a s čím vyšší hodnotou, tím výše bude stát na výsledném žebříčku priorit.

určete priority

Krok 4: Naplánujte úkoly

Když znáte prioritu svých úkolů a přibližný čas, který bude každý z nich potřebovat k dokončení, máte nyní klíče k pozitivní a produktivní akci. Vše naplánujete jak podle priorit, tak podle délky trvání jednotlivých akcí. Zaveďte si denní i týdenní plány a je jedno, zda elektronicky, nebo v papírovém diáři.

A jestli máte kolegy, se kterými spolupracujete, nebo podřízené, které sami trochu časově řídíte, rozhodně tuhle metodu představte i jim. Díky ní totiž půjde kolektivní práce mnohem rychleji a vaši podřízení budou jedněmi z nejrychlejších, ale přitom i nejdůslednějších ve vaší společnosti.

Pocit zavalení úkoly a z něj plynoucí stres už vás trápit nebudou

Jakmile začnete používat tuto metodu nadstavby, rychle překonáte všechny pocity ohromení z nadmíry úkolů. Je to proto, že vždy budete mít organizovaný týdenní plán, který vám umožní zvládnout svůj čas a dosáhnout svých cílů.

Po chvíli si jistě všimnete, že začnete vytvářet solidní rutinu pro některé opakující se úkoly, jako jsou pravidelné schůzky a odpovídání na e-maily. A rutiny jsou fantastickým nástrojem k ušetření času i energie nutné pro koncentraci.

Jakmile si osvojíte metodu nadstavby a začnete škálovat úkoly ve svém každodenním životě, uvidíte VELKÉ odměny. Patří mezi ně obrovský skok v produktivitě. Budete se také cítit méně stresovaní a ochromení, což vám dá čas a energii, abyste byli expresivnější a kreativnější.

Můžete zároveň mít lepší duševní a fyzické zdraví a více volného času na věci, které máte rádi. I tohle je život, který můžete vést, pokud použijete metodu nástavby. S jejím použitím totiž nemůžete nic ztratit, s výjimkou stresu a neustálého pocitu zaneprázdnění.

Zdroj: Lifehack.org


Kupóny

www.kuponovnik.cz/obchod/sevt-cz

O autorovi

Lenka Rutteová

Domácí kuchyně, přírodní kosmetika, bylinky, zdravá výživa, ale i třeba cestování po ČR, to jsou témata, kterými žiji. Vzhledem k tomu, že mám dvě malé děti, dost se zajímám o produkty pro ně (oblečení, hračky, potraviny), a také o to, kde je dobře koupit.