6 příkladů delegování, které vám pomohou vytvořit spolehlivý tým nebo odlehčit od rodinných úkolů

0

Jakkoli je delegování užitečné, není vůbec jednoduché tuto myšlenku plně pochopit a následně realizovat. Chcete-li se však stát úspěšným vedoucím pracovníkem nebo mít v domácnosti s dětmi i partnerem pohodu, co se domácích prací a povinností týká, musíte umět efektivně delegovat. Delegace ale není pouze o rozdání úkolů. Právě v činnostech před rozdáváním úkolů a v činnostech následujících po samotném rozdání úkolů se skrývá podstata úspěchu celého delegování. Odborníci z Lifehack.org radí, jak se k delegování postavit správně. Bez tréninku to nepůjde (jako ostatně všechno na světě).

Pokud si nevíte rady s tím, jak delegování uplatnit ve svém pracovním prostředí, měli byste se podívat na několik příkladů. Nejlepším způsobem, jak tuto myšlenku pochopit, je pozorovat reálný svět. Pokud tedy máte přístup k jinému oddělení ve vaší organizaci nebo k jiné organizaci, která delegování uplatňuje, případně znáte rodinu, kde to s delegováním prostě funguje, určitě se na ně podívejte. A nestyďte se ptát se.

Pokud takové možnosti nemáte, následující příklady delegování vám poskytnou představu co nejbližší reálným situacím. Projděte si tyto příklady, abyste si ujasnili své pochyby a mohli delegování realizovat v té nejlepší podobě!

1. Rozvojové strategie

Strategie jsou důležitou součástí každého podnikání, ale i rodinného života. Bez ohledu na to, o jaký druh činnosti nebo o jakou kulturu a stát se jedná, jsou chytré strategie životně důležité. S ohledem na to ale není navrhování úspěšných strategií hračka. Jedná se o proces rozsáhlého průzkumu, analýzy a kreativity – to v případě podnikání, ale i o proces získávání zkušeností a cílení – to hlavně v případě domácnosti a rodiny. Mezi tím je třeba mít na paměti také vizi organizace a přidělený rozpočet, nebo vizi rodiny a její možnosti finanční i časové.

Pokud se váš projekt týká například návrhu marketingových strategií, není to jednoduché, nepůjde totiž jen o to předat úkol reklamnímu oddělení organizace. Pro kampaň budete muset delegovat až do krajních mezí, zpočátku možná až za ně (z vašeho pohledu). Nejprve ovšem musíte vymyslet reklamní motiv. Příklad pokračuje.

Chcete zvýšit prodej, nebo se chcete zaměřit pouze na budování image své značky? Reklamní manažer v tomto ohledu provede průzkum, aby zjistil, co vaše organizace nejvíce potřebuje. Na základě těchto informací copywriter kreativec vymyslí slogany, scénáře, znělky a další psaný obsah. To, co půjde na obrazovku, do tisku, do éteru, co se napíše jako popisek na sociální média, co se namluví atd., je úkolem této osoby. Aby slogany mohla správně vystihnout, musí znát organizace a její cíle mnohem hlouběji, než by se mohlo na první pohled zdát.

elegovat úkol

Dalším podřízeným bude člověk s dobrými kontakty – někdo, kdo může pracovat jako lobbista. Tento člověk bude oslovovat mediální platformy, influencery a další relevantní třetí strany – a vyjednávat s nimi dohody. Stejně tak musíte někoho pověřit i návrhem vizuálů. Billboardy, plakáty na sociálních sítích, videoreklamy a všechny další formy vyžadují fotografa, grafika, editora a ilustrátora. Tuto práci můžete buď svěřit jednomu člověku, nebo pokud je to možné, je delegovat jednotlivým odborníkům.

Se všemi těmito lidmi bude muset pracovat odborník na rozpočet. Tento člověk bude dohlížet na to, aby byly přidělené prostředky efektivně využity. Současně budete vy nebo PR manažer průběžně kontrolovat, zda žádný z prvků není v rozporu s etikou, neporušuje vizi organizace nebo nezpůsobuje zacyklení, do kterého jste se rozhodně nechtěli dostat.

2. Plné delegování

Opakující se a opakující se práce v organizaci jsou plně delegovány. Jde o rutinu, kterou není nutno vykonávat z postu vedoucího – ale jen za předpokladu, že delegovaní lidé vědí vše, co a jak mají dělat, ale též proč. To také znamená, že vedoucí pracovník přijme delegování na tzv. úrovni 5. O co jde?

Na této úrovni se od podřízených po delegování úkolu nevyžaduje, aby se pravidelně ohlašovali a nechali si zkontrolovat svůj postup. Vedoucí zasahují do práce minimálně, zatímco podřízení mají maximální pravomoci.

V takovém scénáři je efektivní delegování na každém kroku nesmírně důležité pro zajištění dobrého výsledku. Takovému delegování ale musí předcházet plné zaškolení podřízených. Pokud například vaše organizace prodává určitý produkt, je velmi pravděpodobné, že průzkumy trhu provádíte poměrně často. Díky těmto průzkumům získáte přehled o tom, co se děje v hlavách spotřebitelů. Díky těmto průzkumům také víte, zda jsou spotřebitelé s výrobkem spokojeni, nebo zda očekávají více.

Takové průzkumy na pravidelné bázi zvládnou podřízení sami – stejně tak zvládnou delegovaní členové rodiny běžné povinnosti typu vynášení odpadků, vyskládání myčky, vysávání, mytí umyvadla apod. Cílenou kontrolu netřeba dělat, protože se s výsledky jejich práce potkáváte neustále.

Ale zpět do podnikání a k průzkumům: stejně tak jsou tyto průzkumy skvělým zdrojem pro zjištění nejlepších marketingových metod. Ptáte se spotřebitelů, kde se o vás dozvěděli, a tak víte, kam v příští marketingové kampani alokovat většinu rozpočtu. Předpokládejme, že tímto způsobem provádíte průzkumy již řadu let. Je tedy pro vás bezpečné nechat výzkumný tým provést další průzkum.

Sdělíte, že vaším cílem je zjistit, jak produkt vylepšit, a termín pro splnění úkolu jsou 2 týdny. Mohou navrhnout otázky průzkumu, zvolit platformu a sbírat informace vlastním způsobem. Po 2 týdnech tým přijde do vaší kanceláře s konečnými výsledky. Pokud byla delegace úplná, poradí si, nebudou se zdržovat přemýšlením nad tím, co si mohou a co už nemohou dovolit – mají přece plnou delegaci!

rozdělit úkol

3. Delegování poloviny úkolu

Obecně platí, že delegovat polovinu úkolu je zásadně nevhodné. Nejprve si tedy ujasněme, co to znamená, pak se podíváme na důvody nevhodnosti. Většina úkolů má různé aspekty. Jako příklad uveďme určitý projekt, který vyžaduje matematické dovednosti i technologické znalosti. Pokud spolu tyto dva aspekty souvisejí tak úzce, že se překrývají, je delegování jen jednoho aspektu zbytečné.

V takovém případě je nutné, aby výstupy z matematické i technologické práce byly ucelené a podobné. To při delegování není zcela možné. Na druhou stranu jsou některé projekty rozsáhlé. Takové práce lze snadno rozdělit na části, které spolu nesouvisejí, nebo je lze snadno plnit samostatně – a spolupracovat. Delegování části takových úkolů a ponechání si zbytku pro sebe je zcela v pořádku.

Dalším příkladem delegování poloviny úkolu je přijímání nových zaměstnanců. Vaše organizace zveřejnila na internetu volné pracovní místo a tisíce lidí reagovaly svými životopisy. Vy jako vedoucí nebo manažer prostě nemáte čas procházet každý z nich, ale zároveň chcete projít všechny možnosti.

Procházením životopisů a jejich výběrem pověříte několik vedoucích zaměstnanců. Sdělíte jim faktory a vlastnosti pro užší výběr, aby podřízení vybrali ty správné kandidáty. Obvykle by se důležitá rozhodnutí, jako je přijímání nových zaměstnanců, neměla nikdy delegovat.

Ale tady jde jen o počáteční filtr těch lidí, kteří jsou pro vámi vypsané pracovní pozice vyloženě nevhodní. Jen byste jimi ztráceli svůj pracovní čas. A co je nejdůležitější, konečné rozhodnutí stále zůstává ve vašich rukou. Takže neztrácíte vůbec žádnou autoritu, naopak, vybírat budete až z kandidátů, u nichž má smysl jim svůj čas věnovat.

4. Delegování na externí pracoviště

Manažeři a vedoucí pracovníci zpravidla nemají čas na vyřizování pracovních záležitostí mimo kancelář. Zde přichází na pomoc externí delegování. Tento příklad delegování je nejužitečnější v případě spolupráce. Pokud plánujete spolupracovat po boku jiné firmy, využijte tohoto delegování naplno.

Většinu počáteční komunikace lze vést prostřednictvím e-mailu, abyste mohli sdělit svou agendu z první ruky. Když se však druhá strana chce pravidelně scházet ke kontrolním schůzkám ohledně projektu, vyšlete na ně své nejlepší „vyjednavače“, kteří jsou samozřejmě o všem perfektně informování a sdílíte s nimi své plány a cíle.

Ti mohou probrat všechny detaily projektu – zdůvodnění jednotlivých prvků navrhovaných změn atd. Vy můžete obdržet brief s podrobnostmi z diskuse, abyste mohli učinit konečné rozhodnutí, kdekoliv bude potřeba, aniž byste museli trávit hodiny a hodiny dojížděním či online schůzkami.

team

5. Intervence

Tento příklad delegování je úplným opakem úplného delegování. Pro případy, kdy máte málo času, ale daný úkol je velmi důležitý, je vhodná intervence. O co jde v tomto případě? Jedná se o delegaci 1. úrovně, kdy podřízení vykonávají práci, ale vy je můžete tu a tam zkontrolovat, abyste je udrželi na požadované cestě. Je také nejužitečnější u nových zaměstnanců, kteří ještě nejsou tak kvalifikovaní nebo zkušení, případně u nových projektů, kde se i váš názor a pohled na věc může v čase vyvíjet. V rodině je dokonalou tato delegace, kdykoliv její členy učíte nové věci a úkoly.

Intervence můžete využít při navrhování nového produktu. Požádejte kreativního designéra, aby přišel s nápady a každý týden se s vámi sešel a nechal si je schválit. Tímto způsobem neriskujete, že ztratíte spoustu času nad návrhem něčeho, co se vydalo jiným směrem, než požadujete.

6. Delegování kreativních úkolů

Projekty, které vyžadují inovace, by měly být vždy delegovány. Má to jednoduchou logiku: když se na nich podílí více lidí, je větší šance, že přijdou s něčím jedinečným, protože jde o směs myšlenkových procesů každého jednotlivce. Ty se navíc probouzejí pomocí tzv. brainstormingu.

V případě, že chce manažer naplánovat kancelářský večírek k 25. výročí založení organizace, lze to udělat dvěma způsoby. Buď může manažer vytvořit celý plán a požádat všechny ostatní, aby ho realizovali, nebo může požádat všechny, aby se zapojili se svými nápady. V obou případech se jedná o formu kreativního delegování. Úroveň pravomocí se však liší. Můžete se tak rozhodnout v závislosti na prostředí vaší kanceláře a povaze projektu.

Závěrem

Závěrem lze říci, že delegování není o technologiích, ale zároveň je třeba dodržovat některé technické postupy, abyste si zajistili úspěch. Využijte tedy tyto příklady ve svém reálném životě již od dnešního dne, abyste si jako vedoucí pracovníci nebi lídři domácnosti a rodiny usnadnili život!

Podrobné postupy delegování a návod, jak se coby manažer nebo rodič delegaci naučit, najdete v mnoha knihách knihkupectví Dobrovský.

Zdroj: Lifehack.org


Kupóny

www.kuponovnik.cz/obchod/knihydobrovsky-cz

O autorovi

Domácí kuchyně, přírodní kosmetika, bylinky, zdravá výživa, ale i třeba cestování po ČR, to jsou témata, kterými žiji. Vzhledem k tomu, že mám dvě malé děti, dost se zajímám o produkty pro ně (oblečení, hračky, potraviny), a také o to, kde je dobře koupit.