4 klíčové kroky v procesu delegování úkolů i pravomocí

Delegování je součástí stylu řízení každého úspěšného vedoucího pracovníka, ale i rodiče, učitele nebo kohokoliv, kdo má na starosti víc než jen sám sebe. Jedním z důvodů, proč je delegování tak namístě, je hladký průběh práce. Ten si zajistíme právě správně provedeným delegováním, které bude dobře promyšleno, a na které budou navázány i další úkony, bez nichž by samotné rozdělení úkolů nemělo žádný pozitivní efekt.

Současně je delegování něčím, co lze přizpůsobit podle potřeb pracovního prostředí každého vedoucího, rodiče, zkrátka kohokoliv. Existují 4 zásadní kroky, které by měly být dodržovány tak, jak jsou nastaveny, tedy alespoň v základu, který je výsledkem dlouholetých zkoumání a praxe mnoha lidí. Hlubší detaily a další části procesu můžete pak nastavit podle sebe, jak se vám zlíbí. Při zachování základního rámce totiž už vše jede jako na drátkách, ten je pro úspěch hlavním předpokladem.

Pokud se chcete dozvědět, jaké jsou tyto 4 kroky a jak z nich můžete vytěžit maximum, jste na správném místě. Čtěte dál a dozvíte se vše potřebné. Jen ještě dodejme, že žádná delegace, vlastně žádná činnost, se neobejde bez předběžného plánování.

Předběžné plánování

Pokud jste někdy vařili, pak víte, že čím lépe se připravíte, tím lépe proces vaření může proběhnout – bez stresu nebo bez nutnosti improvizovat chybějící suroviny. A o to lepší pak bude i vaše výsledné jídlo. S delegováním to není jinak. Abyste zvýšili výstupy jednotlivých kroků delegování, musíte si před zahájením skutečné práce udělat několik domácích úkolů. Teprve pak budete moci delegováním skutečně ušetřit čas.

Teď se podívejme na dva důležité kroky předběžného plánování, bez nichž není možné se naučit správné delegování, ani ho provést. U delegování totiž musíte vědět co delegovat a komu! Tato rozhodnutí se utvářejí ještě před samotným delegováním.

Dva kroky předběžného plánování, které nesmíte vynechat, jsou následující:

A. Vyhodnoťte své zaměstnance nebo rodinné příslušníky, zkrátka ty, které vedete

Prvním z klíčových kroků správné delegace je hodnocení vašich zaměstnanců, podřízených, rodinných příslušníků apod. Každý z nich se postupem času učí dalším dovednostem a zdokonaluje je. Vždy však existuje něco, co jeden jedinec umí lépe než ostatní, nebo mu taková práce činí menší potíže, zvládá ji s menším úsilím.

 Možná máte v týmu člena, který je vynikajícím grafikem. Jiný může mít třeba velké zkušenosti s účetnictvím. Jedno z dětí se lépe vypořádá s vyklízením myčky, druhé raději vysává, protože každému se u práce zdá, že jeho oblíbenější úkol se zmenšuje větší rychlostí. Úkolem vedoucího pracovníka nebo rodiče proto je pozorovat každého podřízeného, každé dítě (klidně i partnera). Zjistěte, co každý z nich umí nejlépe. Musíte přesně určit všechny dovednosti i nedostatek dovedností každého jednotlivce, který s vámi spolupracuje, ať jde o jakýkoliv druh kooperace.

Tyto údaje si bezpečně zaznamenejte, hlavně v zaměstnání, kde můžete mít na starosti opravdu mnoho lidí a bez přenesení informací „na papír“ se už neobejdete. Ukáže se to jako velmi přínosné, až dojde na rozhodování o delegování úkolů. Pokud jste již vyhodnotili všechny členy svého týmu, budete vědět, které úkoly jim přidělit a koho od nich držet dál.

B. Třídění úkolů

Dalším krokem je roztřídění úkolů. Vzhledem k tomu, že den ode dne přibývají další úkoly a projekty, není to něco, co můžete udělat s velkým časovým předstihem. Jakmile však získáte podrobnosti o nějakém úkolu, měli byste okamžitě vymyslet plán.

Nejdříve se rozhodněte, které úkoly delegovat a které ne. Poté sestavte tým pro ty úkoly, které je třeba delegovat. Stanovte termíny, úroveň delegování, kterou chcete přijmout pro každého člena, a další podrobnosti. Díky důkladnému předběžnému plánování, které zahrnuje oba tyto kroky, jste více než připraveni pustit se s pomocí delegování i do těch nejnáročnějších projektů!

Už se ale podívejme do samotných čtyř klíčových kroků v procesu delegování úkolů i pravomocí. Každému kroku je vhodné dobře porozumět. Jakmile si tento proces o čtyřech krocích osvojíte, můžete delegování správným způsobem aplikovat ve svém pracovním prostředí i v domácnosti, a dosáhnout tak mnoha výhod.

Chcete na starší děti delegovat třeba pravidelné vysávání? Rozhodně by je mělo bavit, což zajistí jenvýkonný vysavač se šikovnými doplňky.

1. Zadávání úkolů

Když máte předběžné plánování za sebou, je na čase se nyní pustit do prvního kroku delegování. Tím je zadání úkolů. Jakmile si ujasníte, co chcete delegovat a kdo je pro úkol nejkvalifikovanější osobou, bude tento krok poměrně jednoduchý.

Nyní máte dvě možnosti. Buď můžete delegovat na jednoho člověka, který se s úkolem vypořádá sám, nebo pokud je projekt širší, můžete vymyslet tým více kvalifikovaných osob, které se pro danou práci perfektně hodí.

V době zadání byste však měli shromáždit všechny podřízené, kteří mají na konkrétním úkolu spolupracovat. Sdělte jim podrobné pokyny, aniž byste ponechali jakoukoli nejasnost. Buďte otevření otázkám a dotazům, abyste si vyjasnili všechny nejasnosti, nechte je ptát se i během plnění úkolu, protože spousta detailů člověka napadne, až když se do práce ponoří.

Zadruhé si velmi jasně stanovte termíny, a to i ty průběžné. Stanovte i termíny pro kontrolní „hlášení postupu a výsledků“ Zkrátka chtějte dostávat info o postupu prací. Rozhodněte se pro den a čas, který všem vyhovuje.

Jednou ze základních věcí, kterou dobrý vedoucí nikdy nedělá, je striktní stanovení termínů, když to není potřeba. Buďte tedy co nejvíce vstřícní, termíny stanovujte v intervalech (tam, kde to lze). Neváhejte vyjednávat. Nechte své podřízené, aby vám dali návrhy, jak by se podle nich dala práce zlepšit. Pokud někdo chce více času, větší dohled nebo není ochoten vykonávat zadanou práci, mějte pochopení, ale vždy jen v rámci mezí, které jsou přirozené i pro vás.

2. Přesun pravomocí

Když zadáváte úkoly, ještě jste vlastně nezačali s delegováním. V 1. kroku procesu delegování jste pouze rozhodli, kdo co udělá. To je v podstatě stejné jako běžné rozdělování úkolů, které provádí každý manažer ve své kanceláři. Delegování jde o krok dále.

Chcete-li delegování skutečně začít používat, přejdete ke kroku 2. V tomto kroku delegujete pravomoci. Delegování pravomocí znamená, že všem podřízeným udělíte určitý stupeň pravomocí v závislosti na úkolu, který mají splnit. Pokud jste například vybrali zaměstnance nižší úrovně, aby jednal se spolupracovníkem, budete muset i této osobě dát veškeré pravomoci potřebné k tomu, aby se s uvedeným spolupracovníkem spojila, ale aby mu mohla i „velet“.

Ne všichni zaměstnanci mají přístup k seznamu kontaktů organizace. Stejně tak ne všichni zaměstnanci mají právo navázat kontakt s třetí stranou, pozvat ji do kanceláře a uspořádat schůzku. A ne všichni zaměstnanci mohou organizovat čas svým kolegům na stejné úrovni.

Pro úspěšné delegování tedy tomuto podřízenému umožníte přístup ke všem potřebným informacím. Sdíleny budou také všechny předchozí dohody uzavřené s daným spolupracovníkem. Na důstojnou schůzku se třetí osobou zvenčí bude možná nutné vyčlenit i malý rozpočet. Pokud v tomto procesu nedojde k delegování pravomocí, manažer nebo vedoucí pracovník nemůže ustoupit.

Podívejte se na to tímto způsobem: Podřízený se pustí do plnění úkolu bez autority. Tento člověk se nadále snaží navázat kontakt se spolupracovníkem, ale po několika neúspěšných pokusech kontaktuje vás, abyste mu pomohl vytvořit spojení. Pak přijde čas na schůzku. Podřízený opět potřebuje, abyste se účastnili schůzky, neboť druhá strana chce jednat jen s tím, kdo má dostatečné kompetence. Nejenže je tento proces naprostou ztrátou času, ale také zaměstnává manažera úkolem, který měl být delegován.

Proto tento krok delegování pravomocí nemůžete vynechat.

3. Předkládání výstupů

Vše proběhlo v pořádku a termín se přiblížil. Očekáváte, že všichni vaši podřízení přijdou do vaší kanceláře s co nejlepšími výsledky. Těšíte se jen na úspěšný výstup. Nejčastěji se stává, že buď dostanete přesně to, co jste chtěli, nebo něco ještě lepšího. Ale dost často se také může stát, že se něco nepovede.

Může se objevit jeden podřízený, od kterého jste očekávali, že to zvládne skvěle, ale nakonec z toho ne něco úplně jiného, než jste potřebovali. Ale pokud jste výstupy kontrolovali průběžně, nic takového by se na konci, při předkládání výsledků, nemělo stát.

Zde je nejlepší rada, kterou dnes dostanete: Když přijde čas na předkládání výsledků, vnímejte své podřízené jako obyčejné lidi, ne jako své zaměstnance. Je velmi těžké přijmout neúspěšné výsledky s klidem, ale musíte to udělat. V případě, že k této události dojde, okamžitě začněte s nápravou.

Pracovníkovi můžete pomoci s předěláním úkolu buď vy sami (ale tak, aby on se u toho učil), nebo to přenechat jinému zaměstnanci, opět tak, aby se chybující měl možnost učit. Tentokrát však buďte opatrnější a angažovanější, abyste minimalizovali riziko, že se vše znovu nepodaří.

4. Odpovědnost

Úkol byl splněn, projekt byl dokončen a vy si možná myslíte, že proces delegování je ukončen. Není tomu tak. Poslední krok je nesmírně důležitý. Je čas na připomenutí odpovědnosti. Připomeňte svým podřízeným, že jim byla svěřena odpovědnost spolu s pravomocemi. Proto jsou odpovědní za vše, co na této cestě udělali.

Bez odpovědnosti nikdo z podřízených nikdy nepocítí tlak, který na ně bude vyvíjen, hlavně ve směru k budoucím projektům, jejichž výsledky mají přesah i do budoucna. Odpovědnost však není něco, co má přijít až na konci. Probíhá současně od prvního kroku procesu. Na konci byste ji však měli posílit, znovu připomenout.

Členům týmu, kteří si vedli dobře, nabídněte ocenění. To jim motivaci, aby i nadále pracovali dobře. Lidem, kteří něco pokazili, nabídněte vedení. Řekněte jim, jak se mohou v budoucnu vyvarovat chyb. Nekárejte je. Využijte této příležitosti k tomu, abyste je naučili to, co ještě nevědí.

Závěr

Krásu delegování nelze popřít. Je to pozoruhodný koncept s vynikajícími výsledky tam, kde se podaří správné provedení. Je proto na vás, jak tuto geniální myšlenku využijete. V procesu můžete provádět změny podle vlastního uvážení. Udělejte to, co je pro váš tým nejlepší. Nikdy však neopouštějte tyto 4 základní prvky.

Často kladené dotazy

---