10 skvělých tipů jak si zorganizovat čas a dosáhnout lepších výsledků

Čtyřiadvacet hodin. Každý člověk dostane stejných čtyřiadvacet hodin, a je jen na něm, jak je využije. Na výběr máte vždy alespoň dvě možnosti. Ta první: svou práci, cíle a osobní věci si naplánujete a životu dáte jakýsi směr. Ta druhá: organizaci času a činností nevěnujete žádnou pozornost a vaše dny se budou slévat do jednoho, bez valného posunu a výsledku.

Jak jistě tušíte, příjemnější je možnost číslo jedna. Když si všechny úkoly, cíle, setkání a spoustu dalšího naplánujete, vyhnete se stresu, který nakonec vede k tvz. burnoutu, čili vyhoření. Zdá se vám, že 24 hodin je příliš málo a potřebovali byste alespoň dvě či tři hodiny navíc? Vsaďte na následující tipy od odborníků z Lifehack.org a uvidíte, že díky nim si v hektickém životě najdete i čas pro sebe!

1. Určete si sami pro sebe svou misi

Prvním tipem, jak si zorganizovat svůj čas a řídit život, je definovat svoji misi. Jednoduše něco, co vás motivuje k tomu, abyste každý den na sobě pracovali a posouvali se dál. Řekněme, že si chcete otevřít restauraci. Nezaměřte se jen na to, že vám může vydělat peníze. Vaším posláním by mělo být dělat lidem radost. Poskytnout jim chutné jídlo, rozhovor, službu, případně pokračovat v rodinné tradici.

Mise vás udrží motivované na cestě k dosahování jednotlivých cílů. Právě díky ní vydržíte i tehdy, když se vám nebude dařit nebo přijde nějaký problém.

2. Naučte se říkat „ne“

Problémem mnoha lidí je to, že nedokážou říct ne. Každému, kdo je o něco poprosí, řeknou ano. A to nemluvíme jen o členech rodiny, přátelích nebo jiných blízkých osobách. Často jde i o neznámé lidi. Proč tomu tak je?

Někteří nechtějí zmeškat příležitost. A je jedno o jakou příležitost jde. Navázat kontakt, zapojit se do projektu, naučit se něco nového, rozšířit si obzory. My lidé jsme charakterističtí tím, že chceme všechno. Nechceme nikde chybět a chceme být do všeho zapojeni. A pokud se tak nestane, dolehne na nás tzv. FOMO efekt. O co jde?

FOMO efekt, zkratka označující „Fear Of Missing Out“, popisuje pocit, který máme, když se bojíme, že o něco přijdeme. Například, přátelé vás volají ven, ale vám se nechce. Jste unavení a nejraději byste zůstali doma. Chcete jim odepsat, že dnes se na to necítíte a že se s nimi uvidíte jindy. V tom vás však napadne, že byste mohli přijít o důležité informace nebo dokonce o postavení ve skupině. Namísto toho, abyste doma odpočívali, se obléknete, a přestože unavení, jdete za přáteli.

Strach z toho, že vám něco unikne, může být užitečný zejména tehdy, když jste nováčkem a potřebujete získat co nejvíce nových zkušeností. Přítomnost na mnoha projektech nebo mítincích je v takových případech důležitá. S ničím to však není třeba přehánět.

Po čase byste se měli zaměřit na sebe. Když budete trávit spoustu času s ostatními, na jejich projektech nebo na schůzkách, které vám nic nedávají, nebudete mít čas dělat to, na čem opravdu záleží. Naučte se proto ve svém životě odlišovat to, co skutečně stojí za vaši pozornost, a co ne.

Pokud je vaším cílem lépe organizovat svůj čas, začněte jej vnímat jako omezený zdroj. Využívejte jej moudře. Zapomeňte na lidi a projekty, které neslouží vašemu poslání nebo cílům. Říci „ne“ je ze začátku obtížné. Ale pocit, že pracujete na sobě a svých snech, je nenahraditelný.

3. Přehodnoťte, jak momentálně využíváte svůj čas

• Jak moc jste produktivní?
• Jaká je kvalita vaší práce, kterou vykonáváte?

K tomu, abyste mohli svůj čas zefektivnit a lépe využít, musíte mít jasný obraz o tom, kam směřuje a jak jej využíváte. Svůj život nebudete moci změnit, pokud se nepodíváte na to, jak ho žijete nyní. Přehodnocování svého času není vůbec jednoduché. Problém je v tom, že člověk na něj nemá nadhled.

Vidí jen to, co vidět chce. Právě proto začněte plánováním týdenního „auditu“. To znamená, že si do tabulky v počítači nebo na papír budete zapisovat, co v jednotlivé hodiny děláte. Zapisujte si každý detail, a to vždy, když začnete dělat něco jiného.

Například:

• 7:00 - začátek práce
• 8:20 - krátká pauza na sociální sítě
• 8:40 – meeting

A podobně. Audit je jen pro vás. Nebudete ho nikomu ukazovat ani posílat. Proto si do něj pište každou jednu maličkost. Jen díky tomu si budete umět udělat obraz o tom, jak čas využíváte a zda náhodou příliš neprokrastinujete.

Pomocí auditu získáte určitý nadhled nad svým pracovním rozvrhem. Možná zjistíte, že trávíte příliš mnoho času na sociálních sítích. Případně vám spoustu času zabírá neustálé sledování pošty a odepisování na e-maily. Takové problematické „části“ dne si vypište a od příštího týdne na nich začněte pracovat.

Trápí vás sociální sítě? Vypněte mobil nebo jej na určitou dobu zablokujte. Neustále odbíháte na jiné stránky nebo e-shopy? Pokud k práci nepotřebujete internetové připojení, vypněte jej. Nebo vypněte všechny karty a otevřete jen ty potřebné.

4. Rozdělte si energii

Dalším důležitým tipem, jak si správně zařídit čas, je rozdělení energie. V dnešní moderní době existuje mýtus, kterému věří mnozí lidé. Ten zní tak, že ti, kdo vstávají brzy ráno a již při východu slunce pracují, jsou nejefektivnější.

Není to úplně pravda. Tento způsob práce může být pro někoho výhodný. Přece jen, ráno vás nikdo neotravuje. Na druhé straně existují lidé nazýváni „noční sovy“. Charakterističtí jsou tím, že si pospí déle, ale pracují do hluboké noci. Ráno toho moc nezmůžou, jejich mozek neumí jet ráno na plné obrátky.

Klíčem ke správné organizaci času není obětování spánku pro produktivitu. K tomu, abyste byli produktivní a dosahovali všech svých cílů, musíte být odpočatí a plní energie. Svůj harmonogram naplánujte podle toho, co vám vyhovuje nejvíc.

Pokud rádi vstáváte brzy a pracujete ještě předtím, než „celý svět“ vstane, naplánujte si všechny náročnější věci na ráno. Pokud však milujete spánek do 9 nebo 10, není na tom nic špatného. Pospěte si a všechny úkoly naplánujte na odpoledne.

K posílení energie a soustředění směřované k práci můžete s výhodou využít hudbu, která vás baví, nabíjí, motivuje.

5. Plánujte dopředu

Říká se, že cíl bez plánu je jen touha. Své povinnosti a jednotlivé úkoly plánujte alespoň den dopředu. Sedněte si ve své pracovně nebo v obývacím pokoji, vezměte svůj oblíbený zápisník nebo diář a zapište si všechny úkoly a cíle.

Někteří lidé plánují také týden dopředu. Dny si rozplánují podle toho, kde musejí být nebo co musí udělat. Plánování na týden dopředu vám dá určitou představu o tom, jak bude vypadat váš týden. Plus, svým klientům nebo přátelům budete umět říct, jestli se ve středu nebo čtvrtek budete moci setkat.

Při takovém plánování nezapomínejte na časovou rezervu. Nikdy nevíte, co se během týdne může udát. Některé věci vám přibudou, jiné zase odpadnou. Svůj harmonogram zorganizujte tak, aby byl flexibilní.

6. Zbavte se věcí, které vás rozptylují

Člověka dokáže rozptýlit nespočet věcí. Velký podíl na tom mají externí faktory, jako například upozornění ze sociálních sítí nebo nepořádek na stole. Nesmíme však zapomínat ani na ty interní. K nim se řadí samozřejmě též vlastní myšlenky.

Někteří si sledování e-mailů nebo sociálních sítí omlouvají tím, že je to „součást jejich práce“. A sice se na jedné straně tyto aktivity jeví, jako vaše práce, ve skutečnosti jsou jen ztrátou času. Řekněme například, že pracujete na prezentaci, ale každých pár minut se zastavíte a zkontrolujete svoji doručenou poštu. Čtení a zodpovězení e-mailů je součástí vaší práce, takže takovéto kontrolování považujete za produktivní činnost.

Opak je však pravdou. Bez ohledu na to, jak si takovou „poloviční práci“ před sebou obhájíte, výsledek je vždy stejný. Nikdy se plně neúčastníte práce na daném úkolu. Svoji mysl máte roztroušenou a nedokážete se soustředit na to, co ve skutečnosti musíte udělat.

7. Vyhněte se multitaskingu

S bodem 6. se spojuje i bod 7. Multitasking, práce na více věcech najednou, není tak produktivní, jak se zdá. Můžete mít při něm pocit, jako byste žonglovali s více úkoly najednou, ale žádnému se nevěnujete na 100%.

Proč je multitasking tak velkým nepřítelem času? Podle odborníků, mozek využívá k „přepínání“ mezi několika úkoly najednou mnohem více energie, než k jejich provádění. To znamená, že se dostáváte do „smyčky“, ve které nejste vůbec produktivní. Váš výkon je poloviční a stejně tak i výsledky. Spotřebovaný čas a energie jsou přitom ohromné.

8. Přemýšlejte nad budoucností

Naše dnešní rozhodnutí ovlivňují vývoj zítřka. To, jak trávíte své minuty a hodiny, má dlouhodobý vliv na váš život. Pokud tedy bojujete s organizací času, myslete na svou budoucnost a budoucí já. Zamyslete se nad tím, jak vám to, co právě teď děláte, pomůže nebo přesně naopak nepomůže v budoucnosti.

9. Nezaměňujte si slova „naléhavý“ a „důležitý“

Každý den máme několik věcí, které musíme udělat. To však neznamená, že se jedná o urgentní povinnosti. Naléhavé věci ve vašem seznamu úkolů vyžadují okamžitou pozornost a akci. Musíte se na ně soustředit a provést je co nejdříve. Následně se ve vašem seznamu objevují důležité úkoly. Na ty byste neměli zapomínat, ale nemusíte je udělat hned.

Budete-li na úkolech pracovat naopak, může se stát, že nehotové naléhavé věci pokazí váš výsledek v práci. Případně ovlivní váš příjem. Dávejte si tedy pozor na to, co slova „naléhavý“ a „důležitý“ znamenají.

10. Nezapomínejte na odpočinek

Pro někoho se mohou zdát přestávky a odpočinek kontraproduktivní, ale ve skutečnosti jsou velmi důležité. K dosažení optimální produktivity potřebuje mozek několikrát za den pauzu. To, jak často si pauzu dáte, je na vás. Mnohé studie však naznačují, že by měla následovat po každých 2 – 3 hodinách intenzivní práce.

Shrnutí

Správná organizace času je klíčem k výborným výsledkům a pokroku v životě. Všechny své úkoly si naplánujte, nezapomeňte odpočívat a využijte tyhle tipy. Pomohou vám získat vysokou produktivitu a spoustu volného času.

Zdroj: Lifehack.org

Často kladené dotazy

---